档案库房是维护档案完整与安全检查的重要物质条件。因此，在修建档案库房时就要充分考虑档案的安全保管。从总体来讲，库房应按照国家有关规定单独兴建。单独兴建，要有适当 的地址、专门的建筑规范要求和必要的设置等。但企业档案室一般 不具备这样的条件，绝大多数是从现有办公用房中选取一间或数间而成，因此要注意挑选和改造。
首先在档案库房的选址上，要避免选在底层或顶层，因为底层不仅存在难以解决的安全问题，而且比较阴暗潮湿，容易使档案发霉生菌。而顶层受阳光辐射的影响，夏天温度较高，存在雨天漏水的可能。这些因素均不利于档案的保管，尤其是像深圳这样的地方，属于典型的亚热带气候，高温高湿，档案库房“顶天立地”隐患更大。
在档案库房选址时还要注意远离易燃易爆危险品存放地并远离有害气体如开水房和洗手间等。在修建档案库房时，要做好地板和墙壁的防尘处理，地板应装修成光滑无缝的水磨石，还要注意搞好库房周围的环境绿化工作。
光线对档案的损害也是不容低估的，无论是太阳光还是各种灯光，均易使纸张发黄、变脆、因此在装修档案库房时窗户要小，同时要安装毛玻璃或有花纹的玻璃，并挂上窗帘。档案库房和阅览室最好安装白炽灯，因为白炽灯对档案制成材料的损伤率最低，只有2.8%，若已安装了日光灯，应再安装紫外线过滤器，这样才能降低光线对档案的破坏作用。
